中国石油

西部钻探工程公司 > 供应商管理
关于开展供应商现场考察全覆盖工作的通知
打印 2018/04/03 18:25 字体: [大] [中] [小]

为强化供应商源头管理,提高供应商资源质量,落实2017年集团公司物资、装备与招标作现场会会议精神,确保公司采购物资质量和生产安全,经研究决定,公司拟开展二级采购物资制造商现场考察全覆盖工作,具体通知如下:

一、  现场考察工作目标

对新增二级采购物资制造商全部实行现场考察,确保所有新增二级采购物资制造商“先考察、再入库”。对供应商库原有的、尚未开展过现场考察的二级采购物资制造商,用2年的时间全面完成现场考察。通过现场考察专项工作,实现二级采购物资制造商现场考察全覆盖,全面提高库内二级采购物资制造商资源质量。

二、  现场考察范围

12018-2019年通过西部钻探公司招标、竞价或推荐新增二级采购物资制造商必须履行现场考察相关程序方可入库。

2、对20181月之前通过西部钻探公司招标、竞价或推荐新增入库的二级采购物资制造商,在需求先行、保障生产、分批组织的原则下,统筹安排现场考察工作。

3、此次对注册地在境外的二级采购物资制造商暂不进行现场考察工作。

4、因特殊情况不进行现场考察的供应商,要在《供应商考察对象及进度计划表》(附件1)列出并说明原因。

5、此次对二级采购物资代理商及贸易商暂不进行现场考察工作。

三、现场考察内容

1.现场考察应对企业经营状况、生产工艺装备、产品检测设施、管理体系、质量控制、HSE体系、研发能力、销售业绩和售后服务等事项进行考察。

2.对供应商所采购的原材料质量进行评估,考察其原料进货渠道、质量检验单据、外协加工单位、出厂发货凭证、财务收款凭证等。

3.必要情况下,要考察产品其它使用方现场使用情况,以验证供应商产品质量和售后服务等方面能否满足要求。

四、考察时间

    20184月至20203

五、  现场考察程序和办法

供应商考察由物资管理部统一组织,统一制定考察计划,组建考察小组,安排考察工作。二级单位及个人不能擅自组织物资供应商的实地考察工作。

(一)确定考察对象。按照考察范围要求包括公司供应商库内所有正常的制造商。

(二)由物资管理部组建考察小组。考察小组由机关各相关专业处室、采购中心、产品使用单位组成,每个小组成员为5人或5人以上的单数,按制造商供货种类配备各专业考察人员。

(三)制定考察标准和评分细则。考察小组应结合产品技术特点,制定考察标准和全面合理、专业突出的量化评分细则。考察前做好培训与说明,考察过程中做好记录,统一量化评分。

(四)编制考察进度计划。根据待考察供应商实际情况,编制《供应商考察对象及进度计划表》(附件1),确定具体考察对象、考察时间。2018331日前完成。

计划确定后,应及时与供应商取得联系,以函件告知供应商考察内容(附件2、附件3、)要求,双方做好考察准备。

(五)实施考察

考察组按现场考察工作计划和考察标准组织实施现场考察。现场考察可采用问卷调查、现场查看、资料评阅和人员访谈等相结合的方式开展,做好考察记录,对每家供应商形成考察小组的《供应商考察评价表》(附件4)。

现场考察结束后,在被考察企业召开现场考察情况通报会,向被考察企业通报考察情况,交流考察中发现的问题,提出整改建议,听取被考察企业的意见,签署《供应商现场考察情况签认表》(附件5),与被考察企业共同确认考察结果。

(六)形成考察报告。各考察小组要对被考察企业予以评定并形成现场考察报告,对所考察供应商逐一做出客观评价,特别是对存在问题或不符合公司准入、使用要求的情况要如实反馈。现场考察结束一周内要将《供应商考察评分表》、《供应商现场考察情况签认表》及考察报告(格式见附件6)签字汇总报物资管理部。考察报告要从三个方面进行汇报总结:一是对供应商的客观评价,二是供应商对我公司的管理意见和建议,三是考察体会及管理建议。

(七)持续跟进现场考察不合格供应商。现场考察时要及时处理现场考察不合格的供应商。对需要整改的供应商,明确整改要求和期限,组织和监督供应商整改。对逾期未完成整改或整改后仍不合格的供应商,及时提报整改不合格报告至物资管理部。公司将以正式文件的形式告知不合格供应商中止交易。

(八)总结反馈

物资管理部实时将现场考察报告系统上载到集团公司供应商库。考察工作结束后,物资管理部将对现场考察工作组织、开展实施、考察对象、现场考察结果、考察整改及处理情况、工作成果、建议与意见等现场考察工作进行全面的总结,形成总体总结报告并上报集团公司。

六、工作要求

1、高度重视,认真组织。考察组要根据集团公司管理提升的总体要求,结合产品和供应商,制定周密的考察计划,确定考察内容和考察对象。同时要做好考察前的各项准备工作,确保高效实施。

2、求真务实,不走过场。考察组要从思想上重视考察工作,注重考察质量,对供应商做出公正、客观的评价,将真正有实力、有信誉的厂商引入竞争,及时中止与不合格供应商的合作,从而提升供应商整体素质,真正体现本次供应商现场考察的宗旨和价值。

3、认真学习考察相关文件及要求,高质量地完成本次考察工作。本次考察是对集团公司管理提升总体要求的有效落实。为做好考察工作,所有考察成员应事先认真学习有关考察文件和要求,迅速掌握考察内容,明确考察目的。在考察中,应端正态度,要充分展现出西部钻探公司严谨认真、务实、谦虚的工作作风,本着为公司、为供应商负责的态度高质量地完成考察任务。

4、加强沟通,取长补短。实地考察既是对供应商的一次客观评价过程,也是一次交流学习的机会,各专业考察团队要本着诚信互利,合作共赢的原则,加强对供应商的了解与沟通,既要及时发现问题,又要学习先进管理经验。认真听取合作方的意见和建议,查找公司采购链条中存在的不足,总结经验,取长补短,不断提升供应商和采购管理水平。  

5、廉洁自律,尽职尽责。考察组成员要以公司利益为重,认真履行职责。遵守被考察企业相关制度,保守被考察企业商业秘密,不以任何理由干扰被考察企业正常的生产秩序,不违规泄露与考察工作相关信息。要清正廉洁,实事求是,不吃拿卡要,更不能弄虚作假,要确保考察工作公正客观,为公司的长远发展提供保障。        

                             

附件:  附件1 供应商考察对象及进度计划表.docx
                   附件2 考察通知函.doc
                   附件3 被考察企业需要提供的资料(制造商).docx
                   附件4供应商考察评价表(制造商).xls
                   附件5 供应商现场考察情况签认表.doc
                   附件6.供应商考察报告.doc

 

                                                                                                           物资管理部
                                                                                                               
2018
43

2018-04-03 18:25 来源: 责任编辑: